Trong bối cảnh chuyển đổi số, hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Việc kiểm tra tính hợp lệ và tra cứu thông tin hóa đơn là vô cùng quan trọng để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tránh các sai sót trong kế toán, thuế. Vậy cách tra cứu hóa đơn điện tử như thế nào? Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các phương pháp tra cứu nhanh chóng, chính xác, giúp doanh nghiệp và cá nhân dễ dàng kiểm soát thông tin hóa đơn của mình.
I . Các phương thức tra cứu hóa đơn điện tử.
Hiện nay, có nhiều cách để tra cứu hóa đơn điện tử nhằm kiểm tra tính hợp lệ, đối chiếu thông tin và phục vụ công tác kế toán, thuế. Dưới đây là ba phương thức phổ biến nhất:
1. Tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế
- Cổng thông tin của Tổng cục Thuế (https://hoadondientu.gdt.gov.vn) cho phép tra cứu hóa đơn do cơ quan thuế quản lý.
- Người dùng có thể nhập thông tin như mã số thuế người bán, số hóa đơn, ngày xuất hóa đơn để kiểm tra tính hợp lệ.
2. Tra cứu trên website của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
- Các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp như MISA, Viettel, VNPT, BKAV… có thể tra cứu hóa đơn trực tiếp trên hệ thống của nhà cung cấp.
- Cách tra cứu thường yêu cầu đăng nhập tài khoản doanh nghiệp hoặc nhập mã tra cứu hóa đơn.
3. Tra cứu qua email hoặc phần mềm kế toán
- Người mua hàng có thể tìm kiếm hóa đơn trong email do bên bán gửi (thường dưới dạng file XML, PDF).
- Phần mềm kế toán doanh nghiệp cũng thường tích hợp tính năng tra cứu và kiểm tra hóa đơn.
Tùy vào nhu cầu và điều kiện, doanh nghiệp và cá nhân có thể chọn phương thức tra cứu phù hợp để đảm bảo thông tin hóa đơn được kiểm soát chính xác.
II . Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để tra cứu hóa đơn điện tử qua ba phương thức phổ biến nhất:
1. Tra cứu hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế
Bước 1: Truy cập Cổng thông tin hóa đơn điện tử
- Mở trình duyệt và truy cập vào website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
- Chọn mục “Tra cứu hóa đơn” trên giao diện trang chủ.
Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn cần tra cứu
Nhập các thông tin sau:
- Mã số thuế của người bán
- Số hóa đơn
- Ngày xuất hóa đơn
- Mã captcha xác nhận
Bước 3: Nhấn “Tra cứu” và kiểm tra kết quả
- Hệ thống sẽ hiển thị thông tin hóa đơn nếu hợp lệ.
- Kiểm tra các thông tin như số tiền, người mua, người bán, trạng thái hóa đơn để đảm bảo chính xác.
2. Tra cứu hóa đơn điện tử trên website của nhà cung cấp dịch vụ
Bước 1: Truy cập trang web của nhà cung cấp
Mỗi doanh nghiệp thường sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của các nhà cung cấp như:
- MISA (https://meinvoice.vn)
- Viettel (https://sinvoice.viettel.vn)
- VNPT (https://vnptinvoice.vn)
- BKAV (https://hoadon.bkav.com)
Truy cập vào website tương ứng với nhà cung cấp của doanh nghiệp.
Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống
- Doanh nghiệp có thể phải đăng nhập bằng tài khoản được cấp.
- Một số hệ thống cho phép tra cứu nhanh bằng cách nhập Mã tra cứu hóa đơn hoặc Mã số thuế.
Bước 3: Nhập thông tin hóa đơn cần tra cứu
Điền các thông tin như số hóa đơn, mã số thuế bên bán hoặc mã tra cứu hóa đơn.
Bước 4: Xem và tải hóa đơn
Sau khi hệ thống hiển thị thông tin hóa đơn, người dùng có thể tải về file XML hoặc PDF để lưu trữ và sử dụng khi cần thiết.
3. Tra cứu hóa đơn điện tử qua email hoặc phần mềm kế toán
Bước 1: Kiểm tra email nhận hóa đơn
- Hóa đơn điện tử thường được gửi qua email từ bên bán.
- Tìm kiếm email có tiêu đề liên quan đến hóa đơn hoặc tên nhà cung cấp dịch vụ.
Bước 2: Kiểm tra file hóa đơn đính kèm
- Hóa đơn điện tử thường được gửi dưới dạng file XML hoặc PDF.
- Mở file PDF để xem thông tin hóa đơn.
Bước 3: Mở file XML bằng phần mềm chuyên dụng
File XML chứa dữ liệu hóa đơn có thể kiểm tra bằng:
- Phần mềm của Tổng cục Thuế (https://hoadondientu.gdt.gov.vn)
- Phần mềm đọc hóa đơn điện tử của nhà cung cấp dịch vụ
- Phần mềm kế toán nội bộ
Bước 4: Đối chiếu thông tin hóa đơn với hệ thống kế toán
- Kiểm tra số tiền, mã số thuế, ngày xuất hóa đơn để đảm bảo trùng khớp với giao dịch thực tế.
- Nếu có sai sót, liên hệ bên bán hoặc nhà cung cấp dịch vụ để điều chỉnh.
III . Những lưu ý khi tra cứu hóa đơn điện tử.
Khi tra cứu hóa đơn điện tử, người dùng cần chú ý một số điểm quan trọng để đảm bảo thông tin chính xác, tránh sai sót và hạn chế các rủi ro liên quan đến thuế, kế toán.
- Trước tiên, hãy kiểm tra kỹ thông tin nhập vào. Đảm bảo rằng mã số thuế của người bán, số hóa đơn và ngày xuất hóa đơn được nhập chính xác. Nếu có mã tra cứu hóa đơn do bên bán cung cấp, sử dụng mã này sẽ giúp tra cứu nhanh chóng và thuận tiện hơn. Một số hệ thống yêu cầu nhập đúng định dạng ngày tháng, vì vậy hãy chú ý đến điều này để tránh lỗi.
- Tiếp theo, cần xác minh tính hợp lệ của hóa đơn. Người dùng có thể kiểm tra hóa đơn trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế (https://hoadondientu.gdt.gov.vn). Nếu hóa đơn có mã của cơ quan thuế, hãy kiểm tra xem mã này có hợp lệ không. Trong trường hợp hóa đơn không có mã, cần xác thực chữ ký số của bên bán để đảm bảo đây là hóa đơn thật.
- Nếu không tra cứu được hóa đơn, hãy kiểm tra lại thông tin đã nhập để đảm bảo không có sai sót. Ngoài ra, có thể hóa đơn chưa được phát hành chính thức hoặc đã bị hủy, điều chỉnh. Trong những trường hợp này, người dùng nên liên hệ trực tiếp với bên bán để xác nhận. Nếu nghi ngờ hóa đơn giả mạo, có thể báo cáo với cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để được hỗ trợ.
- Việc lưu trữ và bảo mật hóa đơn điện tử cũng rất quan trọng. Người dùng nên tải về và lưu trữ file hóa đơn (XML, PDF) trên hệ thống máy tính, phần mềm kế toán hoặc lưu trữ trên đám mây để tránh mất dữ liệu. Đồng thời, cần sao lưu định kỳ và hạn chế chia sẻ hóa đơn điện tử để ngăn chặn các hành vi gian lận.
- Cuối cùng, hãy đối chiếu thông tin trên hóa đơn với chứng từ thực tế như hợp đồng, phiếu xuất kho và chứng từ thanh toán. Đảm bảo số tiền, tên hàng hóa, thuế suất và ngày xuất hóa đơn trùng khớp để tránh sai sót trong hạch toán kế toán và kê khai thuế.
Tuân thủ các lưu ý trên sẽ giúp doanh nghiệp và cá nhân dễ dàng kiểm soát hóa đơn điện tử, đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro trong giao dịch tài chính. Nếu gặp bất kỳ vấn đề nào, hãy liên hệ với bên bán hoặc cơ quan thuế để được hỗ trợ kịp thời.
Để tránh sai sót, cần lưu ý nhập đúng thông tin khi tra cứu, xác minh tính hợp lệ của hóa đơn và lưu trữ cẩn thận để phục vụ công tác kế toán, thuế. Nếu gặp sự cố, người dùng nên liên hệ với bên bán hoặc cơ quan thuế để được hỗ trợ kịp thời.
Hy vọng với hướng dẫn trên, bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử một cách dễ dàng, thuận tiện và hiệu quả.
Nếu cần tư vấn cụ thể, hãy liên hệ với chúng tôi.
Công Ty TNHH Dịch Vụ Khởi Phát Khánh Hòa
- Địa chỉ: 60/2 Nguyễn Duy Hiệu, Vĩnh Hòa, Nha Trang, Khánh Hòa
- Hotline: 0865 449 362
- Mail: ketoanthue2010nhatrang@gmail.com
